a. Hồ sơ địa chính

Hồ sơ địa chính được hiểu là hệ thống các tài liệu, số liệu, bản đồ, sổ sách... chứa đựng những thông tin về các mặt tự nhiên, kinh tế xã hội và pháp lý của đất đai cần thiết cho việc thực hiện các chức năng quản lý nhà nước về đất đai hay nói cách khác là những thông tin cần thiết để nhà nước thực hiện chức năng quản lý của mình đối với đất đai với tư cách là chủ sở hữu.

Các thông tin về đất đai được thiết lập, cập nhật trong quá trình điều tra, đo đạc qua các thời kỳ khác nhau bằng các phương pháp khác nhau như: Đo đạc lập bản đồ địa chính, đánh giá đất, phân loại đất, đăng ký đất đai và cấp giấy chứng nhận quyền sử dụng đất.

Nội dung của hồ sơ địa chính bao gồm những thông tin về sử dụng đất đai, đó là các thông tin về điều kiện tự nhiên, thông tin về cơ sở pháp lý:

- Thông tin về điều kiện tự nhiên của thửa đất cho biết vị trí, hình dáng, kích thước, toạ độ, diện tích... của từng thửa đất. Các thông tin này được xác định bằng các phương pháp đo đạc khác nhau và được thể hiện trên bản đồ địa chính.

- Thông tin về kinh tế – xã hội gồm có:

+) Thông tin về xã hội như: tên chủ sử dụng đất, nguồn gốc sử dụng đất phương thức sử dụng đất, quá trình chuyển quyền sử dụng đất, mục đích sử dụng đất, quá trình chuyển mục đích sử dụng đất...

+) Thông tin về kinh tế như hạng đất, giá đất, quan hệ kinh tế giữa Nhà nước và người sử dụng đất.

- Thông tin về cơ sở pháp lý của thửa đất như: tên văn bản, số văn bản, cơ quan ký ban hành văn bản ngày tháng ban hành... Các thông tin này là căn cứ xác định giá trị pháp lý của các loại tài liệu trong hồ sơ địa chính.

Hệ thống hồ sơ địa chính được thiết lập theo đơn vị hành chính cấp xã, phường (cấp cơ sở) để phù hợp với việc tổ chức của ngành quản lý đất đai và bộ máy hành chính của nước ta. Hệ thống này đựơc thiết lập ở cấp cơ sở cho phép thu thập, cập nhật thông tin một cách nhanh chóng, đầy đủ, chính xác và thuận tiện nhất.