QL DA XD CSHT CTGT

Chương I

Lí LUẬN CHUNG

I. TỔNG QUAN VỀ DỰ ÁN VÀ QUẢN Lí DỰ ÁN

1. Tổng quan về dự ỏn đầu tư :

1.1. Khỏi niệm về dự ỏn

Có rất nhiều cách định nghĩa dự án. Tùy thuộc theo mục đích mà nhấn mạnh một khía cạnh nào đó.

Trên phương diện phát triển, có hai cách hiểu về dự án: Cách hiểu “tĩnh” và cách hiểu “động”. Theo cách hiểu “tĩnh” thỡ dự ỏn là hỡnh tượng về một tỡnh huống (một trạng thái) mà ta muốn đạt tới. Theo cách hiểu thứ hai: “ Dự án là một lĩnh vực hoạt động đặc thù, một nhiệm vụ cần phải được thực hiện với phương pháp riêng, nguồn lực riêng và theo một kế hoạch tiến độ nhằm tạo ra một thực thể mới”.

Trên phương diện quản lý: “Dự ỏn là những nỗ lực cú thời hạn nhằm tạo ra một sản phẩm hoặc dịch vụ duy nhất”.

Định nghĩa này nhấn mạnh hai đặc tớnh: (1) Nỗ lực tạm thời, nghĩa là mọi dự án đầu tư đều có điểm bắt đầu và kết thúc xác định. Dự án kết thúc khi mục tiêu của dự án đó đạt được hoặc dự án bị loại bỏ, (2) Sản phẩm hoặc dịch vụ duy nhất. Sản phẩm hoặc dịch vụ duy nhất là sản phẩm hoặc dịch vụ khác biệt so với những sản phẩm tương tự đó cú hoặc dự ỏn khỏc.

1.2. Đặc trưng cơ bản của dự án.

- Dự án có mục đích, kết quả xác định. Tất cả các dự án đều phải có kết quả được xác định rừ. Kết quả này cú thể là một tũa nhà, một dõy chuyền sản xuất hiện đại hay là chiến thắng của một chiến dịch vận động tranh cử vào một vị trí chính trị. Mỗi dự án lại bao gồm một tập hợp nhiều nhiệm vụ cần được thực hiện. Mỗi nhiệm vụ cụ thể lại có một kết quả riêng, độc lập. Tập hợp các kết quả cụ thể của các nhiệm vụ hỡnh thành nên kết quả chung của dự án. Nói cách khác, dự án là một hệ thống phức tạp, được phân chia thành nhiều bộ phận, phân hệ khác nhau để thực hiệnvà quản lý nhưng đều phải thống nhất đảm bảo các mục tiêu chung về thời gian, chi phí và việc hoàn thành với chất lượng cao.

- Dự ỏn cú chu kỡ phỏt triển riờng và cú thời gian tồn tại hữu hạn. Dự ỏn là một sự sỏng tạo, giống như các thực thể sống, dự án cũng trải qua các giai đoạn: hỡnh thành, phỏt triển, cú thời điểm bắt đầu, kết thúc Dự án không kéo dài mói mói. Mọi dự án đều có chu kỡ sống, nú bắt đầu khi một mong muốn hoặc một nhu cầu của người yêu cầu và nếu mọi việc tốt đẹp nó sẽ được kết thúc sau khi bàn giao cho người yêu cầu một sản phẩm hoặc dịch vụ như là một sự thỏa món cho nhu cầu của họ.

Hỡnh 1.1. Mụ hỡnh chu kỡ dự ỏn của một dự ỏn đầu tư

Theo mụ hỡnh này: mức độ sử dụng các nguồn lực (vật tư, máy móc thiết bị ) tăng dần và đạt cao nhất ở giai đoạn thực hiện dự án, nó tỷ lệ với chi phí của dự án.

Chu kỡ sống của dự án được coi là biến động vỡ nú diễn ra theo cỏc giai đoạn rất khác nhau, chúng được phân biệt bằng bản chất các hoạt động của chúng cũng như bằng số lượng và loại nguồn lực mà chúng đũi hỏi. Vớ dụ: với các dự án đầu tư xây dựng CSHT GTVT giai đoạn xác định dự án và chuẩn bị đầu tư cần các nhà dự báo, lập quy hoạch, họ có các phiếu giao việc hoặc hợp đồng lập một quy hoạch tổng thể giao thông vận tải vùng hoặc quy hoạch chi tiết giao thông vận tải chuyên ngành. Giai đoạn chuẩn bị đầu tư : trước hết cần các tư vấn thiết kế, chuyên gia dự báo, chuyên gia phân tích kinh tế - xó hội Cũn giai đoạn thực hiện dự án đũi hỏi cỏc nhà kế hoạch phải xây dựng kế hoạch chi tiết để thực hiện dự án, các nhà thiết kế kỹ thuật và một số lượng lớn các nguồn lực đặc biệt là vật tư thiết bị.

- Sản phẩm của dự án mang tính chất đơn chiếc, độc đáo (mới lạ). Khỏc với quỏ trỡnh sản xuất liờn tục và giỏn đoạn, kết quả của dự án không phải là sản phẩm sản xuất hàng loạt, mà có tính khác biệt cao. Sản phẩm và dịch vụ do dự án đem lại là duy nhất, hầu như không lặp lại như Kim tự tháp Ai Cập hay đê chắn lũ Sông Thames ở London. Tuy nhiờn, ở nhiều dự ỏn khỏc, tớnh duy nhất ớt rừ ràng hơn và dễ bị che đậy bởi tính tương tự giữa chúng. Nhưng điều khẳng định là chỳng vẫn cú thiết kế khỏc nhau, vị trí khác nhau, khách hàng khác Điều ấy cũng tạo nên nét duy nhất, độc đáo, mới lạ của dự án.

- Dự án liên quan đến nhiều bên và có sự tương tác phức tạp giữa các bộ phận quản lý chức năng với quản lý dự án. Dự ỏn nào cũng cú sự tham gia của nhiều bên hữu quan như chủ đầu tư , người hưởng thụ dự án, các nhà tư vấn, nhà thầu, các cơ quan quản lý nhà nước Tùy theo tính chất của dự án và yêu cầu của chủ đầu tư mà sự tham gia của các thành phần trên cũng khác nhau. Giữa các bộ phận quản lý chức năng và bộ phận quản lý dự ỏn thường xuyên có quan hệ với nhau và cựng phối hợp thực hiện nhiệm vụ nhưng mức độ tham gia của các bộ phận không giống nhau. Tính chất này của dự án dẫn đến hai hậu quả nghiêm trọng: (1) không dễ các bên tham gia có cùng quyền lợi, định hướng và mục tiờu; (2) khó khăn trong việc quản lý, điều phối nguồn lực Để thực hiện thành cụng mục tiờu của dự ỏn, cỏc nhà quản lý dự ỏn cần duy trỡ thường xuyên mối liên hệ với các bộ phận quản lý khỏc.

- Môi trường hoạt động “va chạm”. Quan hệ giữa cỏc dự ỏn là quan hệ chia nhau cựng một nguồn lực khan hiếm của tổ chức. Dự ỏn “cạnh tranh” lẫn nhau và với các hoạt động tổ chức sản xuất khác về tiền vốn, nhân lực , thiết bị Trong đó có “hai thủ trưởng” nên không biết phải thực hiện mệnh lệnh của cấp trên trực tiếp nào nếu hai lệnh lại mâu thuẫn nhau Do đó, môi trường quản lý dự ỏn cú nhiều quan hệ phức tạp nhưng năng động.

- Tính bất định và rủi ro cao. Hầu hết các dự án đũi hỏi quy mụ tiền vốn, vật tư và lao động rất lớn để thực hiên trong một khoảng thời gian nhất định. Mặt khác, thời gian đầu tư và vận hành kéo dài nên các dự án đầu tư phát triển thường có độ rủi ro cao. Tuy nhiên các dự án không chịu cựng một mức độ không chắc chắn, nó phụ thuộc vào: Tầm cỡ của dự án, mức độ hao mũn của dự ỏn, cụng nghệ được sử dụng, mức độ đũi hỏi của cỏc ràng buộc về chất lượng, thời gian, chi phí , tớnh phức tạp và tớnh không thể dự báo được của môi trường dự án

Ngoài các đặc trưng cơ bản trên, dự án cũn cú một số đặc trưng như:

+ Tớnh giới hạn về thời gian thực hiện.

+ Bị gũ bú trong những ràng buộc nghiờm ngặt: yờu cầu về tớnh năng của sản phẩm dịch vụ, yêu cầu về chức năng của công trỡnh, cỏc chỉ tiờu kỹ thuật, cỏc định mức về chất lượng sản phẩm hoặc dịch vụ, thời hạn bàn giao Cỏc ràng buộc trờn phụ thuộc vào bối cảnh của dự ỏn.

Bối cảnh dự ỏn Ràng buộc ưu tiên

Bối cảnh khó khăn Chi phớ dự ỏn

Thỏa món kế hoạch đảm bảo sự phát triển của doanh nghiệp Hiệu suất, chất lượng hoặc dịch vụ

Yờu cầu khẩn cấp, tẩm quan trọng của cạnh tranh Thời gian

Tầm quan trọng của an toàn Tiờu chuẩn kỹ thuật

2. Quản lý dự ỏn

Quỏ trỡnh phỏt triển của quản lý dự ỏn đó trải qua rất nhiều học thuyết và trường phái khác nhau: Trường phái cổ điển (Thế kỉ 19) với học thuyết khoa học (Gantt), học thuyết quản lý, trường phái quan hệ nhân văn với phép định lượng, trường phái hiện đại

Có hai lực lượng cơ bản thúc đẩy sự phát triển mạnh mẽ của phương pháp quản lý dự ỏn là (1) nhu cầu ngày càng tăng về những hàng hóa và dịch vụ sản xuất phức tạp, chất lượng cao trong khi khách hàng càng “khó tính”; (2) kiến thức của con người (hiểu biết tự nhiờn, xó hội, kinh tế, kỹ thuật ) ngày càng tăng.

Các phương pháp quản lý mới hiện nay:

- Quản lý chất lượng tổng thể (Total quality management)

- Đúng thời gian (Just in time)

- Kỹ thuật cạnh tranh (Comcurent engineering)

2.1. Khỏi niệm quản lý dự ỏn

2.1.1. Khỏi niệm

Quản lý dự ỏn là quỏ trỡnh lập kế hoạch, điều phối thời gian, nguồn lực và giám sát quá trỡnh phỏt triển của dự ỏn nhằm đảm bảo cho dự án hoàn thành đúng thời hạn, trong phạm vi ngân sách được duyệt và đạt được các yêu cầu đó định về kỹ thuật và chất lượng sản phẩm dịch vụ, bằng những phương pháp và điều kiện tốt nhất cho phép.

Quản lý dự ỏn bao gồm ba giai đoạn chủ yếu. Đó là việc lập kế hoạch, điều phối thực hiện mà nội dung chủ yếu là quản lý tiến độ thời gian, chi phí và thực hiện giỏm sỏt cỏc cụng việc dự ỏn nhằm đạt được những mục tiêu xác định.

Lập kế hoạch. Đây là giai đoạn xây dựng mục tiêu, xác định công việc, dự tính nguồn lực cần thiết để thực hiện dự án và là quỏ trỡnh phỏt triển một kế hoạch hành động thống nhất, theo trỡnh tự logic, cú thể biểu diễn dưới dạng các sơ đồ hệ thống hoặc theo các phương pháp lập kế hoạch truyền thống.