LỜI NÓI ĐẦU

Trong xã hội phát triển thông tin đã thực sự trở thành nguồn tài nguyên quan trọng và to lớn. Các mối quan hệ, tính trật tự và tổ chức là những thuộc tính phổ biến của mỗi xã hội. Đời sống vật chất và tinh thần ngày càng phát triển thì hệ thống cũng ngày càng phát triển, khi đó các mối quan hệ và trật tự xã hội càng phức tạp, do đó nội dung thông tin càng phong phú đến mức không thể xử lý bằng những phương pháp thủ công truyền thống. Nhằm xử lý thông tin một cách nhanh chóng, chính xác, đầy đủ và mang lại hiệu quả cao, ngày nay nghành công nghệ thông tin đã cung cấp cho chúng ta những biện pháp và công cụ cần thiết.

Cùng với sự phát triển vượt bậc của khoa học và kỹ thuật, nghành công nghệ thông tin ngày càng được toàn xã hội quan tâm đầu tư và phát triển mạnh mẽ, công nghệ thông tin đã xâm nhập vào tất cả lĩnh vực trong đời sống xã hội và khẳng định được vị thế quan trọng không thể thiếu của mình. Máy tính điện tử đã trở thành công cụ đắc lực không chỉ giảm nhẹ lao động mà còn giúp cho con người những khả năng mới mà trước đây chúng ta khó hình dung ra được.

Phạm vi ứng dụng của công nghệ thông tin rất rộng lớn; đặc biệt là ứng dụng của thông tin vào công tác quản lý và tổ chức các hoạt động xã hội. Những thành tựu về tin học hoá công tác quản lý mang lại hiệu quả thiết thực tạo ra những phương pháp quản lý mới mang tính khoa học cao, giúp cho các nhà quản lý có tầm nhìn bao quát, nắm bắt kịp thời những thông tin và yêu cầu xử lý thông tin. Do vậy một câu hỏi đặt ra là: Làm sao để có thể khai thác triệt để tác dụng của máy tính nhằm đưa những ứng dụng của công nghệ thông tin vào đời sống thực tiễn để tin học thực sự hữu ích cho đời sống con người? Đề tài quản lý điểm của trường THPT cũng là một trong những ứng dụng của tin học để giải quyết những khó khăn trong công tác quản lý điểm ở trường THPT. Đề tài này được em khảo sát thực tế tại trường THPT Lê Viết Thuật, thành phố Vinh, Nghệ An.

Đề tài của khoá luận gồm 4 phần lớn:

Phần I: Tổng quan đề tài

Phần II: Khảo sát hệ thống

Phần III: Phân tích hệ thông mới

Phần IV: Thiết kế hệ thống

Khoá luận được hoàn thành vào tháng 05 năm 2006. Em xin chân thành cảm ơn sự tận tình giúp đỡ của Thạc sỹ: Hoàng Hữu Việt, Ban giám hiệu và các thầy cô giáo trường THPT Lê Viết Thuật, các thầy cô giáo trong khoa CNTT, các bạn trong lớp 43B1 Tin đã động viên, giúp đỡ và tạo mọi điều kiện thuận lợi nhất để em có thể hoàn thành đề tài của mình. Vì khả năng và thời gian còn hạn chế nên quá trình phân tích thiết kế, cài đặt chương trình quản lý còn chưa tối ưu và không thể tránh khỏi những thiếu sót. Vì vậy em rất mong nhận được sự góp ý, bổ sung của các thầy cô giáo và các bạn để chương trình thêm hoàn thiện.

Vinh, ngày 19 tháng 4 năm 2006

Sinh viên thực hiện

Nguyễn Thị Tý

PHẦN I: TỔNG QUAN VỀ ĐỀ TÀI

I. LÝ DO CHỌN ĐỀ TÀI

Trong xã hội ngày nay, việc ứng dụng công nghệ thông tin vào đời sống thực tiễn không còn là một công việc mới mẻ. Công nghệ thông tin đã xâm nhập vào đời sống của toàn xã hội, nhu cầu thu nhận, lưu trữ, kết xuất và xử lý thông tin ngày càng cao. Thông tin đã thực sự trở thành nguồn tài nguyên phong phú và vô tận mà toàn xã hội đang miệt mài khai thác. Trước đây, khi thông công nghệ thông tin chưa được phát triển rộng rãi, đặc biệt là sự hỗ trợ của máy tính điện tử còn ở mức hạn chế nên công việc chủ yếu được làm bằng thủ công thì hiệu quả của công việc không cao mà trên thực tế có những công việc không thể thực hiện được hoặc chỉ thực hiện được ở mức tương đối. Vì thế yêu cầu tin học hoá công tác quản lý là vấn đề cấp thiết cần phải được thực hiện.

Giờ đây khi máy tính được phổ cập rộng rãi thì các yêu cầu của công việc quản lý có thể được xử lý một cách dễ dàng dù công việc có phức tạp đến đâu. Những sản phẩm phần mền quản lý chuyên dụng cho các tổ chức, cơ quan và các công ty….đang được xây dựng một cách khẩn trương nhất nhằm tạo ra những ứng dụng với một phương thức hoạt động hoàn toàn mới mẻ, sáng tạo, nhanh chóng mà không làm mất đi sự chính xác đặc biệt của nó, đánh dấu một bước ngoặt quan trọng trong việc áp dụng tin học vào các hệ thống quản lý.

Quản lý điểm là một bài toán quen thuộc đối với mỗi chúng ta; là công việc của toàn tập thể nhà trường từ Ban giám hiệu nhà trường đến các thầy cô giáo cũng như của những người làm công tác văn phòng, trợ lý. Chính vì vậy mà bài toán này đang được quan tâm và tiến hành xây dựng để có một hệ thống quản lý điểm đầy đủ nhất, chính xác nhất, đáp ứng được mọi yêu cầu của thực tiễn đặt ra.

Trong các trường THPT, có rất nhiều công tác quản lý, nhưng quản lý điểm là một công tác vô cùng quan trọng trong hệ thống của nhà trường. Có quản lý điểm được nhanh chóng, chính xác, hiệu quả thì mới hoàn thành tốt được công tác quản lý chung trong toàn trường.

Hiện nay, công việc quản lý điểm học sinh ở trường THPT hầu hết được làm bằng công tác thủ công với sổ sách, hồ sơ lưu trữ hàng năm. Chính vì vậy mà đã gây ra rất nhiều sai sót trong quá trình quản lý từ việc lưu trữ, đến việc tính toán và tìm kiếm và tra cứu thông tin….đều rất chậm chạp, khó khăn, mất thời gian và công sức. Vì vậy em đã lựa chọn cho mình đề tài quản lý điểm của học sinh với mong muốn sẽ góp một phần công sức nhỏ của mình vào công việc xây dựng một hệ thống quản lý điểm tối ưu nhất được áp dụng rộng rãi trong công tác quản lý chung ở trường THPT.

II. MÔ TẢ BÀI TOÁN QUẢN LÝ ĐIỂM

Trong nhà trường việc học tập và rèn luyện đạo đức của các em là một công việc quan trọng được đặt lên hàng đầu. Đây là một công việc được tiến hành thường xuyên nhất trong suốt quá trình “sống” của nhà trường. Chính vì vậy mà công tác quản lý học tập của các em được quan tâm một cách sát sao nhất. Trong công tác quản lý học tập của các em thì công việc quản lý điểm là một công việc trọng tâm nhất, bởi đây là công việc rất mất thời gian, cần phải chi tiết, cẩn thận để có độ chính xác, an toàn và đầy đủ nhất về thông tin điểm của các em.

Tóm tắt quy trình quản lý điểm của trường THPT

Vào đầu mỗi năm học, Học sinh mới lại nộp đơn và hồ sơ với đầy đủ thông tin theo yêu cầu của nhà trường cho bộ phận làm công tác quản lý tuyển sinh. Bộ phận này sẽ xem xét, kiểm tra, đánh giá thật chính xác hồ sơ của học sinh trước khi duyệt trình lên BGH nhà trường. Khi hồ sơ đã được gửi lên BGH nhà trường, BGH nhà trường đưa quyết định nhận hồ sơ nhập học cuối cùng cho học sinh đó. Sau khi học sinh đã được tiếp nhận vào trường, hồ sơ của học sinh được gửi về phòng quản lý học sinh để phòng quản lý học sinh trực tiếp quản lý học sinh qua hồ sơ của các em. Được sự chỉ đạo trực tiếp của BGH nhà trường thì phòng quản lý học sinh tiếp tục phân lớp và lưu danh sách vào sổ lưu hồ sơ. Mỗi khi có thay đổi về thông tin thì phòng quản lý học sinh phải sửa đổi lại thông tin của học sinh để phản ánh được chính xác thực tế hồ sơ học sinh của nhà trường.

BGH nhà trường cùng phối hợp với phòng quản lý học sinh để điều phối hợp lý, và phân công giảng dạy cho các giáo viên, đề ra thời khoá biểu thực hiện trong toàn trường theo đúng khung chương trình đào tạo của Bộ Giáo Dục Đào Tạo. BGH nhà trường và phòng quản lý học sinh giao trách nhiệm cho các giáo viên quản lý lớp và phản ánh đúng tình hình thực tế quá trình học tập vè rèn luyện của học sinh qua sổ gọi tên ghi điểm, sổ đầu bài….làm tiêu chí cho việc xếp loại học sinh sau này.

Giáo viên chủ nhiệm có nhiệm vụ nhận lớp sau khi đã được BGH phân lớp chủ nhiệm. Giáo viên chủ nhiệm lấy hồ sơ của học sinh có trong danh sách lớp mình từ phòng quản lý học sinh để lưu hồ sơ và một số thông tin cần thiết vào sổ chủ nhiệm hoặc sổ tay ghi chép của mình. Giáo viên chủ nhiệm đưa danh sách lớp cho các giáo viên bộ môn giảng dạy trong lớp chủ nhiệm của mình để giáo viên bộ môn theo dõi.

Giáo viên bộ môn trực tiếp giảng dạy, kiểm tra và lấy điểm thông qua sổ ghi điểm và sổ đầu bài để phản ánh được tình hình học tập chung của cả lớp và kết quả học tập của từng học sinh trong lớp.

Cuối mỗi học kỳ, giáo viên bộ môn có trách nhiệm tổng kết điểm trung bình bộ môn của từng học sinh và đưa điểm trung bình bộ môn cho giáo viên chủ nhiệm tổng kết chung nhất điểm trung bình của cả học kỳ. Giáo viên chủ nhiệm có trách nhiệm tổng kết lại điểm trung bình của từng học kỳ.

Vào cuối mỗi năm học, giáo viên chủ nhiệm lại tiếp tục tổng kết điểm trung bình cả năm học. Giáo viên chủ nhiệm gửi thông tin về điểm số của học sinh cho phòng quản lý học sinh để phòng quản lý học sinh lưu trữ lại thông tin điểm của học sinh để xử lý.

III. PHƯƠNG PHÁP THỰC HIỆN ĐỀ TÀI

Trường THPT Lê Viết Thuật là một trường THPT có truyền thống tốt đẹp về tất cả mọi phong trào văn hoá, văn nghệ, thể dục thể thao; trường có bề dày lịch sử trong công tác học tập và giảng dạy. Trường THPT Lê Viết Thuật có bộ phận lãnh đạo quan tâm sát sao đến mọi hoạt động, lo lắng cho từng học sinh trong trường, cho chất lượng dạy và học.Trường có hệ thống quản lý chặt chẽ, nhiều kinh nghiệm trong quản lý. Trường còn có đội ngũ giáo viên giỏi, đầy nhiệt huyết, yêu nghề ; có phần đa số học sinh là ngoan và học lực khá. Chính vì vậy, khi đến khảo sát đề tài quản lý điểm ở nhà trường, em rất mong muốn hiểu được một phần nào đó về công tác quản lý điểm của nhà trường.

Đầu tiên, em cố gắng khảo sát thật kỹ, tìm hiểu thật chi tiết mọi quá trình xử lý của phòng quản lý học sinh trong công tác quản lý để tìm hiểu được cách thức hoạt động của hệ thống nhà trường đang sử dụng. Từ những vấn đề em đã khảo sát được ở nhà trường, em đã phân tích thiết kế cụ thể từng chức năng trong công tác quản lý của phòng quản lý học sinh, thu nhập các tài liệu liên quan và các quy trình xử lý dữ liệu của hệ thống hiện tại, sau đó lên kế hoạch và vạch ra những nhiệm vụ cụ thể trước khi bắt tay vào giải quyết bài toán quản lý điểm.

IV. YÊU CẦU CỦA ĐỀ TÀI

Hệ thống phải có giao diện quen thuộc, dễ sử dụng, thông tin lưu trữ được tối ưu. Các chức năng phải sát với yêu cầu thực tế, và đáp ứng được những đòi hỏi của hệ thống quản lý điểm, gần gũi với thực tế và phù hợp với công tác quản lý chung của nhà trường. Có khả năng hỗ trợ đa người dùng, phù hợp với xu thế phát triển của mạng máy tính.Với đặc điểm đó, hệ thống thực hiện những công việc sau:

• Cập nhật thông tin và điểm của học sinh một cách nhanh chóng, linh hoạt. Xử lý thông tin một cách chính xác và khoa học

• Quản lý điểm, và tìm kiếm thông tin điểm cũng như tra cứu và tổng kết điểm một cách chính xác, kịp thời, hiệu quả.

• Các báo biểu và bản in điểm, in hồ sơ khi có yêu cầu phải được in ra đẹp, đáp ứng được mọi yêu cầu.

V. LỰA CHỌN CÔNG CỤ CÀI ĐẶT

Để lưu trữ và cài đặt dữ liệu được tốt thì những năm gần đây hệ quản trị cơ sở dữ liệu Access đã được sử dụng một cách rộng rãi và có nhiều ưu điểm nổi bật khi quản lý dữ liệu của những hệ thống vừa và nhỏ. Vì vậy, em đã sử dụng hệ quản trị cơ sở dữ liệu Access để cài đặt cơ sở dữ liệu.

Ngôn ngữ Visual Basic ngày càng được sử dụng rộng rãi trong các đề án thực hiện trong và ngoài nước và khẳng định được tầm quan trọng của nó. Song song với hệ quản trị cơ sở dữ liệu Access thì em chọn ngôn ngữ lập trình Visual Basic để thiết kế các giao diện vài cài đặt cho toàn bộ chương trình.

PHỤ LỤC

Trang

LỜI MỞ ĐẦU:… . 1

PHẦN I: TỔNG QUAN ĐỀ TÀI 3

I. Lý do chọn đề tài 3

II. Mô tả đề tài quản lý điểm…… 4

III. Phương pháp thực hiện đề tài 6

IV. Yêu cầu của đề tài…... 7

V. Lựa chọn công cụ cài đặt……. 7

PHẦN II: KHẢO SÁT HỆ THỐNG…. 8

I. Mô tả hệ thống cũ…….. 8

1. Nhiệm vụ cơ bản của hệ thống… 8

2. Cơ cấu tổ chức và phân công trách nhiệm…….. 8

3. Quy trình xử lý dữ liệu…. 10

3.1. Nhập điểm và tổng kết điểm….. 10

3.1.1. Chế độ cho điểm của học sinh .. 11

3.1.2. Quy trình tổng hợp điểm 13

3.2. Cách thức xếp loại……. 13

3.2.1. Xếp loại học kỳ.. 13

3.2.2. Xếp loại năm học 14

3.2.3. Cách xét học sinh giỏi… 15

3.3. Các biểu mẫu báo cáo thường dùng….. 16

3.3.1. Mẫu bảng điểm của giáo viên bộ môn…. 16

3.3.1. Sổ gọi tên ghi điểm của giáo viên chủ nhiệm .16

II. Xác định các luồng thôn g tin vào ra…. 20

1. Các luồng thông tin vào….. 20

2. Các luồng thông tin ra…… 20

III. Đánh giá hệ thống cũ…. 21

1. Ưu điểm của hệ thống cũ… 21

2. Nhược điểm của hệ thống cũ…….. 21

PHẦN III: PHÂN TÍCH HỆ THỐNG MỚI…… 22

I. Biểu đồ phân cấp chức năng…… 24

II. Biểu đồ luồng dữ liệu…... 25

1. Biểu đồ luồng dữ liệu mức khung cảnh…. 25

2. Biểu đồ luồng dữ liệu mức đỉnh…. 28

3. Biểu đồ luồng dữ liệu mức dưới đỉnh……. 31

3.1. Biểu đồ luồng dữ liệu mức dưới đỉnh chức năng cập nhật thông tin…….. 31

3.2. Biểu đồ luồng dữ liệu mức dưới đỉnh chức năng xử lý thông tin….. 33

3.3. Biểu đồ luồng dữ liệu mức dưới đỉnh chức năng thống kê…. 35

3.4. Biểu đồ luồng dữ liệu mức dưới đỉnh chức năng in ấn…

…… 38

III. Phân tích hệ thống về dữ liệu của hệ thống mới…… 40

PHẦN IV:THIẾT KẾ HỆ THỐNG…… 43

I. Thiết kế các file dữ liệu... 43

II. Lược đồ chương trình… 49

1. Modul cập nhật…. 53

2. Modul tính toán 51

3. Modul tính điểm bộ môn……..

4. Modul tính điểm tổng hợp……

III. Một số giao diện của chương trình

KẾT LUẬN…..

LỜI CẢM ƠN..

TÀI LIỆU THAM KHẢO…...

PHỤ LỤC…….