1.Lời mở đầu:

Khách sạn Hoà Bình được đánh giá là khach sạn 3 sao trực thuộc nhà nước hiện nay. Hiện tại khách sạn có hơn 100 phòng cho thuê.Vì vậy công tác quản lí việc cho thuê và trả phòng là một trong những vấn đề rất quan trọng,đòi hỏi phải có những mô hình quản lí hợp lí và linh hoạt.

2.Nguồn khảo sát

Việc khảo sát tiến hành tại khách sạn thông qua phỏng vấn một số người có nghiệp vụ liên quan đến qui trình cho thuê và trả phòng, cụ thể là:

-Lễ tân

-Phó giám đốc khách sạn (quản lí khối buồng phòng)

-Trưởng phụ trách khối buồng phòng

-Kế toán trưởng

3.Mục đích của việc khảo sát:

Quản lý khách sạn là một khối nghiệp vụ hết sức phức tạp, đòi hỏi một hệ thống quản lý đồ sộ. Trong khuôn khổ bài tập lớn môn hợc này, chúng tôi không có tham vọng tìm hiểu cặn kẽ cả hệ thống quản lý của khách sạn Hoà Bình mà chúng tôi sẽ đi sâu vào khảo sát hệ thống quản lý buồng phòng với các chức năng liên quan đến việc đặt phòng, cho thuê và trả phòng..., thông qua đó phân tích, xem xét những ưu nhược điểm của hệ thống này và đề xuất ra một hệ thống quản lý mới hiệu quả hơn, linh hoạt hơn.

4.Nội dung khảo sát:

4.1.Cơ cấu tổ chức của khách sạn:

Bộ phận có quyền lực cao nhất là ban giám đốc, ban giám đốc gồm nhiều người được phân chia theo 3 nhiệm vụ chính: quản lí khối buồng phòng và các dịch vụ khác, quản lí khối tài chính kế hoạch, quản lí khối bảo vệ và bảo dưỡng.

Khối buồng phòng và các dịch vụ khác bao gồm các phòng ban sau: Lễ tân, bộ phận buồng phòng, bar, bếp, Các phòng dịch vụ khác (như giặt là, tắm hơi...).Khối tài chính kế hoạch bao gồm: phòng Tài chính-Kế hoạch, phòng Hành chính-Tổng hợp. Khối bảo vệ bảo dưỡng gồm có: phòng bảo vệ và phòng Bảo dưỡng.

4.2.Các khối chức năng liên quan đến việc cho thuê và trả phòng

-Lễ tân: bộ phận này làm nhiệm vụ

+Giao tiếp với khách thông qua các hoạt động như nhận đặt phòng, thuê phòng và trả phòng từ phía khách.

+Đầu mỗi ngày gửi một list sắp xếp phòng đặt trước cho bộ phận buồng phòng,báo cho bộ phận buồng phòng khi có thuê và trả phòng

+Thanh toán các hoá đơn trả phòng của khách cho bộ phận Tài chính-Kế hoạch

+Tiếp nhận khiếu nại cũng như giải đáp thắc mắc, hoặc đáp ứng yêu cầu của khác.

-Bộ phận buồng phòng:

+Thường xuyên kiểm tra các phòng, chịu trách nhiệm chuẩn bị trang thiết bị trong phòng khi có yêu cầu từ Lễ tân, nếu có trục trặc phải báo cho Lễ tân

+Thông báo cho Lễ tân về tình trạng phòng trống để bán.

-Bộ phận tài chính kế hoạch:

+Kiểm soát chi phí buồng phòng.Nhà buồng phải có trách nhiệm báo cho TC-KH về vấn đề này vào mỗi tháng (chỉ xác định về số lượng)

+Quản lí tài chính, thanh toán với Lễ tân các khoản tiền thuê phòn và các khoản dịch vụ khác.

-Ban giám đốc:

+Yêu cầu các bộ phận trên báo cáo số lượng phòng bán được, doanh thu...

+Thay đổi các dịch vụ theo yêu cầu của khách, điều chỉnh có cân nhắc.

+Đưa ra các quyết định về thay đổi mức phí cũng như chất lượng dịch vụ.