I. Đặt vấn đề:

1. Mô tả hiện trạng bài toán:

Bất cứ một sinh viên nào khi bước qua cánh cổng của nhà trường đều phải có thẻ sinh viên. Thẻ sinh viên có vai trò rất quan trọng đối với cả sinh viên và nhà trường . Nó như “chứng minh thư” của mỗi “công dân” trong nhà trường

Tại thư viện khi quản lý hồ sơ sinh viên vẫn sử dụng phương pháp thủ công là chủ yếu, khối lượng hồ sơ quản lý sinh viên là rất lớn

Việc cập nhật hồ sơ, tìm kiếm thông tin của một sinh viên nào đó là rất khó khăn, mất nhiều thời gian và không cho được thông tin chính xác nhất và mới nhất về sinh viên đó

Số giấy tờ bổ sung hàng năm trong hồ sơ của mỗi sinh viên cũng rất lớn

Các báo cáo tổng hợp tình hình sinh viên rất chậm so với thời gian quy định. Thêm nữa là các báo cáo này là không chính xác (thông tin này không phải là thông tin mới nhất) không đầy đủ và đã ảnh hưởng nhiều đến chất lượng báo cáo

Việc làm báo cáo thống kê theo yêu cầu mang tính điều tra thì càng gặp khó khăn hơn rất nhiều và thường không thoả mãn được yêu cầu đặt ra bởi thông tin thiếu chất lượng thời sự

Hầu như không thể theo dõi tình hình sinh viên của các lớp, các ngành, các khoa

A) Thẻ sinh viên

• Đối với sinh viên, nó thay thế cho thế cho giấy chứng nhận sinh viên, thẻ thư viện …

• Đối với người quản lí (nhà trường)

 Bảo vệ nhà trường: là cơ sở để nhận diện sinh viên của nhà trường

 Quản sinh: là cơ sở để nhận biết sinh viên của mỗi khoa

 Thư viện: là căn cứ để cho mượn tài liệu

 Phòng chính trị và công tác sinh viên: quản lí, cập nhật ,thống kê

 Giám thị : có thể biết được những gian lận trong thi cử …

B)Đặc điểm của thẻ sinh viên:

Bao gồm :

• Họ tên sv

• Giới tính

• Ngày sinh

• Mã số sinh viên

• Lớp

• Khoa

• Trường

• Hộ khẩu thương trú

• Mã vạch

• Thời hạn có giá trị

C)Phụ trách quản lí thẻ sinh viên:

• Phòng chính trị & Công tác sinh viên

• Trung tâm thông tin tư liệu

D)Các nhiệm vụ của Ban quản lí về thẻ sinh viên

• Phòng chính trị & Công tác sinh viên:

 Đưa ra các quyết định về việc cung cấp, sửa chữa, thu hồi thẻ sinh viên

• Trung tâm thông tin tư liệu:

 Thi hành các quyết định về việc cung cấp, sửa chữa, thu hồi thẻ sinh viên

Bài toán đặt ra là phân tích thiết kế hệ thống xây dựng chương trình quản lý thẻ sinh viên của thư viện.

Quản lý thẻ sinh viên của thư viện ta phải nắm được các vấn đề cơ bản sau:

+Ta phải nắm rõ số sinh viên trong trường.

+Ta phải biết được số sinh viên trong mỗi khoa, mỗi lớp

+Quá trình làm thẻ cho sinh viên

+Quá trình cấp thẻ lại cho những sinh viên bị mất thẻ, làm lại thẻ

2. Ưu, nhược điểm của hệ thống cũ:

Qua tìm hiểu thực tế chúng em thấy nghiệp vụ quản lý thẻ sinh viên bằng sổ sách có những ưu khuyết điểm sau:

A) Ưu điểm

Công việc quản lý trên sổ sách là công việc rất quen thuộc trong các đơn vị hành chính sự nghiệp ở nước ta trong nhiều năm qua việc quản lý như vậy không đòi hỏi phải có trình độ chuyên môn hoá cao và một số công việc quản lý thủ công trước đây không thể thay thế hoàn toàn bằng máy tính

B) Nhược điểm:

Trong thời đại ngày nay với tốc độ phát triển nhanh và mạnh mẽ của công nghệ thông tin thì việc quản lý bằng sổ sách trở nên lạc hậu và có những nhược điểm chính sau:

+ Việc quản lý bằng sổ sách trở nên cồng kềnh, dễ bị mối mọt thất lạc

+ Việc sửa chữa hay cập nhật mất nhiều thời gian

+ Phương pháp quản lý thủ công làm giảm hiệu quả quản lý điều hành của thư viện

+ Tính bảo mật an toàn không cao nên thông tin dễ bị mất

+ Không mang tính thời đại