Công ty điện thoại di động

A. Lên kế hoạch,khảo sát và phân tích hệ thống

1.Lên kế hoạch

Kế hoạch thực hiện là xây dựng một hệ thống thông tin về viêc quản lý qui trình hoạt động của một công ty buôn bán điện thoại di động nhằm mục đích quản lý hoạt động công ty một cách dễ dàng hơn.

Hệ thống này được xây dựng bởi hai sinh viên

Thời gian thực hiện là 6 tuần từ ngày 30/4/2008 đến ngày 15/6/2008

2.Khảo sát hệ thống

Sau khi khảo sát một số công ty diện thoại di dộng bằng cách đi quan sát thực tế .Ta thấy rằng mỗi công ty có các thế mạnh và đặc điểm riêng .Tuy nhiên chúng ta chỉ khảo sát một công ty mẫu .Như chúng ta đã biết thế giới di động là một trung tâm mua bán điến thoại lớn với nhiều chi nhánh và nhiều hình thức khác nhau.Nhìn chung các hoạt động chính của nó là nhập hàng về kho từ những nhà cung cấp khác nhau có thể trong và ngoài nước,xuất hàng từ kho ra quầy ,trong đó mỗi quầy trưng bày một loại điện thoại riêng, các sản phẩm được bán ra từ quầy (bán lẻ) hay là được bán sỉ cho những khách hàng cần mua với số lượng nhiều hay là cho các đại lý buôn bán nhỏ,quản lý hoạt động của quầy ,báo cáo số lượng hàng bán được trong ngày ở các quầy ,lượng hàng bán được của công ty trong tháng ,kiểm tra được lượng hàng nào bán chạy loại hàng nào bán không chạy trong tháng.

Cụ thể việc phân cấp quản lí từng bộ phận như sau:

Cửa hàng trưởng :là người chịu trách nhiệm về hoạt động kinh doanh và kế hoạch thực hiện

Bộ phận tư vấn khách hàng :là những nhân viên quan sát khách hàng để tư vấn khách hàng

Bộ phận bán hàng :là những nhân viên trực tiếp bán hàng cho khách hàng tại quầy mà mình phụ trách .Cuối mỗi ca phải kiểm tra lượng hàng bán được ,báo cáo và giao ca

Bộ phận thu ngân:Để tính tiền khách hàng sau đó nhập dữ liệu vào máy tính

Bộ phận quản lý: Phân tích số liệu của hai bộ phận bán hàng và thu ngân .Cân đối số lượng hàng hóa trên quầy và bán ra để tìm ra sai xót giữa khâu này.Sau đó sẽ chuyển số liệu sang bộ phận kế toán để tính doanh thu

Thủ kho: quản lý công việc xuất nhập hàng hóa trong kho

Bộ phận kế toán: phân tích số liệu xuất nhập hàng hóa sau mỗi tháng phải tổng kết lại doanh thu và báo cáo cho cửa hàng trưởng để có thể vạch ra kế hoạch mới cho công ty.

Bộ phận kỹ thuật: bao gồm bộ phận kiểm tra bảo hành các loại điện thoại cho khách hàng và bộ phận nghiên cứu thị trường để có thể biết được loại mặt hàng nào đang

Dược ưa thích hiện tai để có thể có điều chỉnh hợp lý cho công ty.

Nhờ sự phân công như vậy mà công ty có thể phát hiện dể dàng sự sai xót các khâu với nhau.Việc mất mát hàng hóa và người có liên quan sẽ được phát hiện .Do vậy công ty có thể phát triển hơn về nhiều mặt như việ tự giác và phong cách làm việc ở mỗi nhân viên trong công ty.

3. Phân tích hệ thống:

3.1 Nhập hàng:

Công ty có một bộ phận nhân viên nghiên cứu thị trường,bộ phận này nắm bắt nhu cầu thị trường và giá cả mặt hàng trên thị trường.Từ đó tìm những nhà cung cấp mặt hàng cho công ty.Sau khi đã tìm được nhà cung xấp thì bộ phận này sẽ đặt mua hang từ những nhà cung cấp này thong qua đơn đặt hàng như sau:

3.2. Bán hàng

Hàng sau khi được nhập vào kho thì sẽ được chuyển ra ngoài để bán theo 2 hình thức sau:

-Hình thức thứ nhất là các mặt hàng sẽ được xuất ra ngoài để bán cho các khách hàng hay là các đại lý ,cửa hàng nhỏ có quan hệ đặt mua những mặt hàng khác nhau với số lượng lớn thông qua bộ phận quản lý hay là bộ phận khảo sát thị trường

-Hình thức thứ hai là hàng được xuất ra quầy để bán khi có sự yêu cầu của bộ phận quản lý.Trong đó quầy là nơi trưng bày nhiều mặt hàng khác nhau của từng loại mặt hàng. Nghĩa là một quầy thì có một loại đặt trưng cho quầy đó để việc quản lý được dể dàng hơn đồng thời còn giúp cho khách hàng có thể dể dàng tìm kiếm mặt hàng mà mình cần

Tại mỗi quầy thì cómột nhân viên phụ trách quầy. Nhân viên này có nhiệm vụ quản lý quầy của mình và có nhiệm vụ bán các mặt hàng trong quầy.Khi bán được mặt hàng nào thì nhân viên phải ghi lại thông tin các mặt hàng mình bán được để khi kết thúc ca trực của mình thì họ sẽ tổng kết lại có bao nhiêu mặt hàng bán được và tồn lại trong quầy là bao nhiêu để báo cáo cho bộ phận quản lý thông qua phiếu giao ca: