THỦ TỤC – QUY TRèNH

LẬP KẾ HOẠCH CHI PHÍ, TẠM ỨNG DUYỆT MUA VÀ DUYỆT CHI

1. MỤC ĐÍCH

Quy trỡnh này được soạn thảo ỏp dụng và duy trỡ nhằm:

- Giỳp cỏc bộ phận cú thể lập kế hoạch chi phớ, đề nghị tạm ứng và thanh toỏn cỏc chi phớ theo cỏch thống nhất

- Quy định những mẫu biểu, bỏo cỏo đồng nhất hỗ trợ tốt cho cụng tỏc tổng hợp và bỏo cỏo

2. PHẠM VI ÁP DỤNG

GĐ ĐD QM ĐL ĐM GD KD SG

X X X X X X X X

- Quy trỡnh này chỉ ỏp dụng cho việc lập kế hoạch chi phớ, tạm ứng, duyệt mua và duyệt chi cho cỏc chi phớ hoạt động của Trung tõm khụng ỏp dụng cho việc mua hàng hoỏ để kinh doanh.

3. TÀI LIỆU THAM KHẢO

- Điều khoản 6.1 của Tiờu chuẩn ISO 9001:2000.

- Tiờu chuẩn ISO 9000:2000.

4. ĐỊNH NGHĨA CÁC THUẬT NGỮ VÀ TỪ VIẾT TẮT

4.1 Định nghĩa cỏc thuật ngữ

- Trung tõm: Trung tõm mua sắm Sài Gũn

- Đơn vị: cỏc Cụng ty thành viờn bao gồm: Cụng ty TNHH NK, Cụng ty TNHH Cơ điện lạnh NK, Cụng ty TNHH Kim khớ điện mỏy NK, Cụng ty Điện gia dụng, phũng Kinh doanh tổng hợp, Trung tõm SG

- Bộ phận: cỏc phũng ban chức năng bao gồm: Phũng Marketing, phũng Hành chỏnh, phũng CNTT, Phũng Kế toỏn, cửa hàng, kho vận, trạm bảo hành.... Ngoài ra thuật ngữ bộ phận cũn được hiểu theo nghĩa là cỏc nhõn viờn thuộc bộ phận và trưởng, phú bộ phận.

- Trưởng đơn vị: Giỏm đốc Cụng ty thành viờn, Trưởng phũng Kinh doanh tổng hợp, Giỏm đốc Trung tõm SG.

- Trưởng bộ phận: Trưởng cỏc phũng ban chức năng

- Bảng dự trự chi phớ: Mẫu biểu dựng cho cỏc bộ phận để dự trự cỏc chi phớ do bộ phận quản lý.

- Phiếu đề nghị duyệt chi: Là chứng từ nội bộ dựng để đề nghị duyệt thanh toỏn cỏc chi phớ

- Phiếu đề nghị tạm ứng: Là chứng từ nội bộ dựng để đề nghị tạm ứng tiền cho nhu cầu cụng tỏc, kinh doanh.

- Phiếu đề xuất mua: Là chứng từ nội bộ dựng để đề xuất mua hàng hoặc dịch vụ trước khi thực hiện mua.

- Chứng từ kốm theo: Tựy theo từng nghiệp vụ cụ thể, cỏc chứng từ sau đõy được kốm theo trong chứng từ duyệt chi:

Đ Hoỏ đơn tài chớnh hoặc cỏc chứng từ thanh toỏn hợp lý hợp lệ như: phiếu thu, biờn nhận, hoỏ đơn bỏn lẻ...

Đ Phiếu đề xuất mua hoặc phiếu đề nghị tạm ứng, hợp đồng mua, nhập kho (nếu cú)

- CBNV: Cỏn bộ nhõn viờn

- TCKT: Tài chớnh kế toỏn

5. NỘI DUNG

5.1 Quy định trỏch nhiệm:

- Cỏc trưởng bộ phận cú trỏch nhiệm dự trự chi phớ chi tiờu do bộ phận mỡnh quản lý theo mẫu biểu và thời gian quy định, sử dụng chi phớ hợp lý trờn cơ sở kế hoạch chi phớ đó lập

- Giỏm đốc Trung tõm sẽ xem xột & kiểm tra cuối cựng cỏc vấn đề liờn quan đến việc lập kế hoạch và thực hiện chi phớ

- Bộ phận kế toỏn tài chớnh cú trỏch nhiệm chớnh trong việc hướng dẫn, triển khai, giỏm sỏt việc thực hiện quy trỡnh này

- Hoàn ứng (quyết toỏn tạm ứng): sẽ thực hiện theo cỏch thức duyệt chi

- Quy trỡnh này cung cấp cỏc hướng dẫn cơ bản trong việc lập kế hoạch chi phớ, tạm ứng, duyệt mua và duyệt chi, hướng dẫn chi tiết do bộ phận kế toỏn chi phớ, Kế toỏn trưởng trung tõm đảm trỏch.

5.2 Nguyờn tắc chung:

- Cỏc chi phớ của bộ phận được phõn chia theo việc quản lý chi phớ bộ phận, việc thực hiện và kiểm soỏt chi phớ phải dựa trờn chi phớ do bộ phận quản lý

- Chi phớ chi tiờu của bộ phận được dự trự trờn cơ sở số liệu chi tiờu thỏng trước, cựng kỳ năm trước, nhu cầu cụng việc, tỡnh hỡnh kinh doanh dự kiến.

- Cỏc chi phớ bộ phận dự trự được xõy dựng từ cỏc bảng chiết tớnh để cú cơ sở phờ duyệt, thực hiện và theo dừi

- Cỏc chi phớ chi tiờu phải cú hoỏ đơn, chứng từ đầy đủ theo quy định:

Đ Hàng hoỏ, dịch vụ mua ngoài cú giỏ trị mua từ 100.000 đ (một trăm ngàn đồng) trở lờn phải cú hoỏ đơn tài chớnh và cú ghi đầy đủ: tờn, địa chỉ, mó số thuế, dấu của nhà cung cấp.

Đ Hàng hoỏ, dịch vụ mua ngoài cú giỏ trị mua dưới 100.000 đ (một trăm ngàn đồng) phải cú hoỏ đơn bỏn lẻ và cú ghi đầy đủ: tờn, địa chỉ của nhà cung cấp.

- Đối với một số loại chi phớ do phũng tài chớnh – kế toỏn quy định, phải cú cỏc bỏo giỏ để làm cơ sở duyệt chi

- Tạm ứng chỉ ỏp dụng cho trường hợp CBNV khi đi cụng tỏc mà cỏc khoản chi phớ chưa xỏc định được số tiền chớnh xỏc hoặc việc thực hiện nghiệp vụ, cụng tỏc phải trải qua một thời gian nhất định hoặc cỏc chi phớ mua ngoài phải thanh toỏn ngay.

- CBNV phải hoàn ứng theo thời gian quy định, quỏ thời gian phải hoàn ứng, phũng TC-KT sẽ cấn trừ khoản tạm ứng đú vào lương hoặc khoản thanh toỏn khỏc của CBNV