Một số giải pháp nâng cao hiệu quả hoạt động văn phòng tại Tổng công ty Sông Đà - Bộ Xây dựng

PHẦN MỞ ĐẦU

1. Lí do chọn đề tài

Trong bối cạnh tranh ngày càng gay gắt như hiện nay, dù là kinh

doanh trong lĩnh vực, nghành nghề nào thì mỗi doanh nghiệp đều phải tự

vươn lên để khẳng định vị thế của mình: xây dựng uy tín thương hiệu, củng

cố và hiện đại hóa cơ cấu bên trong cũng như tăng cường hiệu quả đầu tư,

sản xuất kinh doanh bên ngoài Để làm được điều đó, chúng ta không thể

bỏ qua sự hỗ trợ đắc lực và hết sức quan trọng của công tác văn phòng.

Hiện nay, công tác văn phòng đang là nhiệm vụ then chốt của nhiều

cơ quan, đơn vị để bảo quản, cung cấp đầy đủ, kịp thời thông tin có chất

lượng cho quá trình quản lý. Thắng lợi trong cạnh tranh phát triển của các tổ

chức tuỳ thuộc vào nguồn lực thông tin về chính trị, kinh tế, văn hoá - xã

hội, công nghệ - kỹ thuật tiên tiến . Để tăng cường nguồn lực thông tin phải

khoa học - hợp lý, phải thu được chuyên môn hoá thành một bộ phận chức

năng trong tổ chức. Vì thế việc củng cố, hoàn thiện tổ chức và hoạt động văn

phòng để trợ giúp đắc lực về công tác thông tin cho quản lý đang trở thành

nhu cầu bức thiết của xã hội. Trước yêu cầu chung đó, việc nghiên cứu hoạt

động văn phòng cần phải đạt được sự hiểu biết ở mức độ sâu sắc.

Tổng công ty Sông Đà là một trong những doang nghiệp đứng đầu về

xây dựng các công trình giao thông, dân dụng, công nghiệp của nước ta và

chịu sự quản lý trực tiếp của Bộ xây dựng. Với nhiều năm hoạt động, Tổng

công ty đã tích lũy được nhiều kinh nghiệm trong sản xuất, và xây dựng

được một thương hiệu vững mạnh trên thị trường. Hiện nay, Tổng công ty đã

trang bị cho mình một hệ thống cơ sở vật chất, trang thiết bị hiện đại cùng

với một đội ngũ kỹ thuật, công nhân viên đông đảo có tay nghề và trình độ

chuyên môn cao sẵn sàng đón nhận những thách thức, cơ hội mới. Do vậy,

công tác quản lý, điều hành cũng như công tác văn phòng của Tổng công ty

đều phải hoạt động thống nhất và thông suốt đảm bảo cho Tổng công ty phát

huy hết nội lực mang lại hiệu quả kinh doanh cao.

Việc xây dựng văn phòng vững mạnh là một trong những yếu tố rất

quan trọng để giúp doanh nghiệp đổi mới phương thức lãnh đạo và đạt hiệu

quả làm việc tốt nhất đồng thời nâng cao chất lượng và hiệu quả của công tác

lãnh đạo. Đặc biệt trong thời gian thực tập tại Văn phòng Tổng công ty Sông

Đà, được tiếp xúc với công việc thực tế, kết hợp với việc khảo cứu các lý

luận làm nền tảng về công tác văn phòng, em càng nhận thức sâu sắc hơn về

vị trí, vai trò quan trọng của văn phòng. Hiện nay, tuy có rất nhiều công trình

nghiên cứu về văn phòng nói chung, nhưng tài liệu nghiên cứu về văn phòng

một cách chyên sâu và hệ thống về Tổng công ty Sông Đà và đặc biệt là về

hoạt động văn phòng của Tổng công ty này thì hầu như chưa có. Vì vậy, em

chọn đề tài “Một số giải pháp nâng cao hiệu quả hoạt động văn phòng tại

Tổng công ty Sông Đà” để mạnh dạn đưa ra một vài giải pháp hy vọng có thể

giúp ích cho công tác văn phòng của Tổng công ty đạt hiệu quả cao hơn.

2. Mục đích nghiên cứu đề tài

Đề tài của khóa luận nhằm đạt được những mục đích sau:

- Khảo cứu lý luận về văn phòng và quản trị văn phòng

- Đánh giá thực tiễn hoạt động văn phòng tại Tổng công ty Sông Đà

- Đề xuất một số giải pháp góp phần nâng cao hiệu quả hoạt động văn

phòng tại Tổng công ty Sông Đà

3. Phạm vi, đối tượng nghiên cứu

Phạm vi, đối tượng nghiên cứu của khóa luận là thực tiễn hoạt động

văn phòng tại Tổng công ty Sông Đà. Công tác quản trị văn phòng được đưa

ra ở đây chỉ nhằm mục đích để tham khảo, so sánh. Cụ thể như sau:

- Cơ sở lý luận về văn phòng và nghiên cứu thực tiễn các hoạt động của

văn phòng tại Tổng công ty Sông Đà

- Nghiên cứu lịch sử hình thành và phát triển của công ty.

- Cơ cấu tổ chức, chức năng, nhiệm vụ, ngành nghề kinh doanh và đặc

biệt là bộ phận văn phòng của công ty.

- Nghiên cứu thực trạng công tác văn phòng của công ty như: công tác

văn thư lưu trữ, công tác tham mưu tổng hợp, công tác hậu cần, .

- Đánh giá hiệu quả các hoạt động văn phòng công ty như: Ưu điểm,

mặt hạn chế và nguyên nhân của những hạn chế đó. Trên cơ sở đó đưa ra một

số kiến nghị nhằm nâng cao hiệu quả và góp phần hoàn thiện công tác văn

phòng tại công ty.

4.Giả thuyết nghiên cứu

Giả thuyết nghiên cứu của khóa luận này là:

Một là: Hoạt động văn phòng là một trong những nhân tố quyết định

đến sự thành công của doanh nghiệp.

Hai là: Vì quy mô tổ chức quá lớn cho nên trong công tác văn phòng

của công ty vẫn còn những thiếu sót nhất định

Ba là: Những giải pháp nâng cao hiệu quả công tác văn phòng phải

nhanh chóng, đồng bộ.

5. Phương pháp nghiên cứu

Trong khóa luận sử dụng những phương pháp luận duy vật biện chứng

một số phương pháp nghiên cứu cụ thể bao gồm phương pháp phân tích, so

sánh đối chiểu, tổng hợp và thống kê.

6. Bố cục của luận văn

Ngoài phần Mở đầu và phần Kết luận, khóa luận được chia thành 3

chương:

Chương I : Lý luận chung về văn phòng và hoạt động văn phòng

Chương II : Thực tiễn hoạt động Văn phòng tại TCT Sông Đà

Chương III : Một số biện pháp nâng cao hiệu quả hoạt động văn phòng tại

TCT Sông Đ