IV. XỬ LÝ NHỮNG PHÁT HIỆN TRONG QUÁ TRÌNH KIỂM TOÁN.

Sau khi đã hoàn thành việc xem xét kiểm soát nội bộ và thực hiện các thử nghiệm mở rộng (nếu có), kiểm toán viên bước vào công việc xử lý các phát hiện kiểm toán. Đó là những “vấn đề” mà kiểm toán viên phát hiện được trong quá trình kiểm toán. Kiểm toán viên sẽ trình bày những phát hiện của mình trong Bảng xử lý phát hiện kiểm toán, bảng này thường được lập cho từng phát hiện kiểm toán; qua đó cung cấp một cách súc tích, đầy đủ và có hệ thống các thông tin cho việc lập báo cáo kiểm toán. Bảng này cũng sẽ được lưu trong Hồ sơ kiểm toán.

Thành phần của một Bảng xử lý phát hiện kiểm toán bao gồm các nội dung sau :

- Thực trạng.

- Tiêu chuẩn.

- Hậu quả.

- Nguyên nhân.

- Kiến nghị.

Thực ra, chỉ có bốn nội dung trên thuộc về phát hiện kiểm toán, phần kiến nghị chỉ là kết quả của các phát hiện kiểm toán. Tuy nhiên, kiểm toán viên thường vẫn xem các kiến nghị như một nội dung của phát hiện kiểm toán và được trình bày trong bảng xử lý phát hiện kiểm toán.

1. Thực trạng.

Thực trạng là những vấn đề kiểm toán viên phát hiện được trong thực tế. Thực trạng có thể là:

- Một thủ tục được thực hiện trong thực tế. Thí dụ, thủ tục nhập kho thực tế tại đơn vị là thủ kho ứng trước hàng cho phân xưởng rồi phân xưởng sẽ “trả lại” bằng phiếu xuất kho được duyệt sau.

- Một thủ tục không được thực hiện trong thực tế. Thí dụ tình trạng xuất bán hàng tại nông trại không có Phiếu bán hàng.

- Tình trạng thực tế của một tài sản. Thí dụ, tình trạng xuống cấp của các thiết bị lạnh tại phân xưởng.

- Tình trạng của số liệu ghi chép hay báo cáo. Thí dụ, sự sai lệch của doanh thu báo cáo so với doanh thu thực tế.

.

Chú ý việc mô tả thực trạng phải đầy đủ thông tin và phải cụ thể. So sánh giữa hai cách mô tả dưới đây :

1. Sổ sách chứng từ về tài sản cố định không được tổ chức tốt.

2. Thẻ tài sản cố định không được đánh số liên tục và các thẻ tài sản cố định tại phân xưởng 1 bị thất lạc cùng với hồ sơ tài sản.

Cách trình bày thứ hai cụ thể và đầy đủ thông tin hơn cách thứ nhất.

2. Tiêu chuẩn.

Tiêu chuẩn là những chính sách, thủ tục, chuẩn mực, luật lệ hoặc các quy định mà đối tượng kiểm toán cần tuân thủ. Đó là những kết quả, thái độ hoặc các chuẩn mực đối lập với thực trạng mà kiểm toán viên thấy trong thực tế. Thí dụ, khi kiểm toán viên nhận thấy thủ kho ứng trước hàng cho phân xưởng mà không có chứng từ, các phiếu xuất chỉ được hợp thức hoá sau này ( thực trạng ), kiểm toán viên sẽ nêu quy định của công ty là mọi trường hợp xuất kho đều phải căn cứ trên Phiếu xuất kho hợp lệ (tiêu chuẩn).

Việc nêu tiêu chuẩn trên bảng xử lý phát hiện kiểm toán là cần thiết vì nó cung cấp đầy đủ thông tin cho người đọc. Bởi vì không phải ai cũng biết và thuộc hết những tiêu chuẩn trong đơn vị.

3. Hậu quả.

Hậu quả là tác động đã xảy ra hoặc có thể có của thực trạng. Thông qua thông tin này, người đọc sẽ hình dung và xét đoán được mức nghiêm trọng của phát hiện, những điểm yếu của đơn vị có th