XÂY DỰNG CHƯƠNG TRÌNH

MÔ PHỎNG QUI TRÌNH TẠM ỨNG

VÀ QUYẾT TOÁN TẠM ỨNG

I - YÊU CẦU CỦA CHƯƠNG TRÌNH

1. Tạm ứng và quyết toán tạm ứng

Tạm ứng là khoản tiền, vật tư do đơn vị chủ đầu tư giao cho người nhận tạm ứng

để thực hiện nhiệm vụ hoặc giải quyết các công việc đã được phê duyệt.

Người nhận tạm ứng phải là cán bộ, người lao động trong đơn vị.

Khi nhận tạm ứng phải có giấy đề nghị tạm ứng được thủ trưởng đơn vị ký duyệt.

Số tiền tạm ứng phải sử dụng đúng mục đích.

Khi hoàn thành công việc được giao, người nhận tạm ứng phải quyết toán toàn bộ,

dứt điểm theo từng lần, từng khoản đã tạm ứng trên bảng thanh toán tạm ứng.

Số tiền đã tạm ứng được sử dụng không hết phải hoàn trả lai cho đơn vị.

Chỉ được tạm ứng lần sau khi đã thanh toán hết số tiền tạm ứng lần trước.

Để phản ánh tình hình tạm ứng thanh toán tạm ứng kế toán sử dung TK 141 - Tạm

ứng.

2. Qui trình tạm ứng và quyết toán tạm ứng

Nhân viên tùy theo yêu cầu công việc mà lập phiếu tạm ứng theo mẫu của doanh

nghiệp. Nhân viên phải đưa phiếu cho các bộ phận liên quan để ký duyệt phiếu.

Sau khi giám đốc ký duyệt phiếu thì bộ phận kế toán làm phiếu chi để nhân viên

đến bộ phận thủ quĩ lãnh tiền.

Khi làm quyết toán để xóa tạm ứng thì nhân viên làm phiếu quyết toán tạm ứng.

Nhân viên cũng phải đưa phiếu quyết toán tạm ứng cùng với hóa đơn và giấy tờ

liên quan cho các bộ phận liên quan kiểm tra ký duyệt.

Sau khi giám đôc ký duyệt thì bộ phận kế toán sẽ căn cứ vào số tiền nhân viên tạm

ứng và số tiền chi để hoàn thành công việc mà làm phiếu thu, phiếu chi hay nhật ký

chứng từ.

II - Tình hình nghiên cứu

1. Trong nước:

Trường đại học Văn Lang đi tiên phong trong việc mô phỏng kế toán ảo.

Một nhóm gồm 8 người, như mô hình hoạt động của một công ty, trong đó sinh

viên đóng vai là các nhân viên kế toán: kế toán tổng hợp và kế toán chi tiết. Tự làm

các bộ chứng từ và sổ sách thực tế, giảng viên đóng vai trò cố vấn. Mỗi bạn sinh

viên sẽ thay nhau thử sức trong vai trò là một kế toán tiền mặt, ngân hàng hay kế

toán công nợ .dưới sự hướng dẫn của các kế toán trưởng, giám đốc ở các công ty,

xí nghiệp .

2. Ngoài nước:

Nước ngoài đã có một số phần mềm mô phỏng Software Simulation, GoVenture

Accounting simulation một sản phẩm phần mềm mô phỏng kế toán “học sinh học

bằng cách làm”.

Happy Framer của FaceBook và Nông trại vui vẻ của Zing cũng là dạng game mô

phỏng công việc của nông trại. Như trồng cây, tưới nước, bón phân, bắt sâu, nuôi

gà, nuôi heo,

III - Mục tiêu của chương trình

1. Lập phiếu tạm ứng và quyết toán tạm ứng

Mỗi người khi sử dụng chương trình này đóng vai trò là nhân viên trong công ty.

Chương trình mô phỏng chủ yếu mô phỏng 2 yêu cầu công việc. Một là mô phỏng

công việc của người lập phiếu tạm ứng, quyết toán tạm ứng. Hai là mô phỏng công

việc của kế toán thanh toán.

Nhân viên được tạm ứng sau khi tạm ứng được tiền và hoàn thành công việc của

mình phải lập phiếu quyết toán tạm ứng kèm theo các hóa đơn, chứng từ cần thiết

để xóa tạm ứng.

2. Mô phỏng được qui trình tạm ứng và quyết toán tạm ứng

Qui trình tạm ứng và quyết toán tạm ứng trong chương trình được thể hiện rõ ràng.

Với mỗi loại phiếu khi ở cùng một bộ phận có những cách đánh giá khác nhau,

chức năng khác nhau.

Chương trình cho phép xác nhận phiếu hay trả phiếu về. điều này thể hiện tính linh

động, mềm dẻo của chương trình.

3. Ghi sổ cái tài khoản và theo dõi nhật ký chứng từ

Sau khi hoàn tất qui trình tạm ứng hay quyết toán tạm ứng, người dùng sẽ đóng vai

trò là kế toán thanh toán để ghi sổ cái tài khoản.

Người dùng có thể theo dõi công nợ thông qua nhật ký chứng từ.

4. Ghi lại thao tác của nhân viên

Với mỗi thao tác lập phiếu, xác nhận phiếu, trả phiếu hay mua hàng lập hóa đơn,

ghi sổ cái đều được chương trình ghi nhận lại.

IV - Ưu và nhược điểm của chương trình

A. Ưu điểm:

1. Chương trình linh hoạt, thực tế

Khi phát hiện phiếu tạm ứng hay quyết toán tạm ứng bị sai. Người dùng có thể trả

phiếu về để làm phiếu mới.

Theo dõi phiếu tạm ứng và quyết toán tạm ứng.

Theo dõi công nợ nhân viên.

2. Dễ triển khai sử dụng

Chạy máy đơn (localhost)

Chỉ cần một máy server có cài SQL Server 2005, các máy con có thể thông qua

mạng LAN.

Chạy trực tuyến trên web.

3. Dễ cài đặt bảo trì

Khi có bất kỳ sự thay đổi hay nâng cấp của chương trình chỉ cần thao tác trên máy

server

4. Hình dung qui trình dễ dàng

Chương trình không ràng buộc người dùng phải theo một qui trình cụ thể. Nhưng

vẫn giúp người dùng hình dung được công việc của mình trong tương lai

Các thông tin trên phiếu người dùng phải tự kiểm tra (ngày tháng của phiếu thanh

toán và phiếu tạm ứng có hợp lệ không, hạn thanh toán có lớn hơn ngày lập phiếu

tạm ứng không, hạn thanh toán có nằm trong giới hạn cho phép không)

B. Nhược điểm

1. Đồ họa:

Do thời gian nghiên cứu Flash ngắn, nên các hoạt động mô phỏng trong chương

trình còn đơn giản.

2. Sổ cái tài khoản

Sổ cái tài khoản chỉ mô phỏng cho qui trình tạm ứng và quyết toán tạm ứng.

V - Hướng phát triển

Chương trình mô phỏng kế toán ảo nên làm mô phỏng trên một doanh nghiệp thực

tế.

Các chương trình mô phỏng nên thống nhất với nhau để đưa đến một cơ sở dữ liệu

chung. Mỗi chương trình mô phỏng là một Module của hệ thống Mô phỏng.

Sau khi áp dụng các chương trình mô phỏng cho sinh viên thực tập nên lấy ý kiến

đóng góp của sinh viên để xây dựng chương trình mô phỏng tốt hơn.

Việc xây dựng chương trình mô phỏng các nghiệp vụ kế toán cũng là việc mô

phỏng dòng chuyển động của các loại chứng từ. Ta dễ dàng xây dựng được chương

trình mô phỏng sự chuyển động của phiếu qua từng bộ phận liên quan và chức

năng của từng bộ phận với chúng.

Giao diện trực quan.

VI - Công nghệ sử dụng

1. Adobe Flash:

Adobe Flash (trước đây là Macromedia Flash và trước đó FutureSplash), hay còn

gọi một cách đơn giản là Flash, được dùng để chỉ chương trình sáng tạo đa phương

tiện (multimedia) lẫn phần mềm dùng để hiển thị chúng Macromedia Flash Player.

Chương trình điện toán này được viết và phân phối bởi Adobe Systems (công ty đã

mua Macromedia). Flash dùng kỹ thuật đồ họa vectơ và đồ họa điểm (raster

graphics). Ngoài ra Flash còn có một ngôn ngữ văn lệnh riêng gọi là ActionScript

và có khả năng truyền và tải luồng âm thanh hoặc hình ảnh. Đúng ra thì từ

Macromedia Flash nên được dùng để chỉ chương trình tạo ra các tập tin Flash. Còn

từ Flash Player nên được dành để chỉ ứng dụng có nhiệm vụ thi hành hay hiển thị

các tập tin Flash đó. Tuy vậy, chữ Flash được dùng để chỉ cả hai chương trình nói

trên.

Flash là công cụ để phát triển các ứng dụng như thiết kế các phần mềm mô phỏng.

Sử dụng ngôn ngữ lập trình ActionScript để tạo các tương tác, các hoạt cảnh trong

phim. Điểm mạnh của Flash là có thể nhúng các file âm thanh, hình ảnh động.

Người lập trình có thể chủ động lập các điều hướng cho chương trình. Flash cũng

có thể xuất bản đa dạng các file kiểu html, exe, jpg, .để phù hợp với các ứng dụng

của người sử dụng như trên Web, CD,

Các tập tin Flash, thường thường mang phần mở rộng là .swf và có thể hiện thị bởi

các chương trình duyệt trang Web hay ứng dụng Flash Player. Các tập tin Flash

thường là hoạt họa, quảng cáo hay các thành phần trang trí của các trang Web. Gần

đây Flash còn được sử dụng để tạo ra các ứng dụng Internet phong phú. Với một

kích thước tương tự, một tập tin Flash có thể chứa nhiều thông tin hơn là một tập

tin hình dạng GIF hay dạng JPEG.

Ưu điểm lớn nhất của Flash - với đồ họa dạng vecto - là kick thước file rất nhỏ.

Thuận tiện cho việc truyền tải dữ liệu qua Interne