TÌNH HUỐNG HỆ THỐNG THÔNG TIN KẾ TOÁN

1. Giới thiệu chung

Các bạn đang công tác tại phòng Kế toán công ty TNHH ABC

Mã số thuế: 0302987465

Điện thoại: 9 320990 Fax: 9 320993

Địa chỉ: 123 Trương Định, Q.03, Tp.HCM

Nhân sự của phòng có 4 người, tất cả đều đáp ứng các điều kiện chuyên môn cho công tác. Hiện tại, công ty đang có dự định tin học hoá công tác kế toán và có thể sử dụng 1 trong các phần mềm kế toán sau MISA-SME, Fast Accounting, Lac Viet AccNet. Giám đốc công ty giao nhiệm vụ cho phòng kế toán trực tiếp chịu trách nhiệm tổ chức công tác kế toán khi chuyển sang hệ thống kế toán tin học, sử dụng, khai thác phần mềm để xử lý số liệu và cung cấp thông tin đáp ứng các yêu cầu quản lý của doanh nghiệp.

Giả định năm tài chính hiện hành là năm 2005, thời điểm dự kiến chuyển đổi hệ thống là tháng 01/2006. Công ty làm kế toán theo đúng các hướng dẫn của chế độ kế toán hiện hành.

Bên cạnh các dữ kiện cho sẵn, các bạn có thể đưa thêm các dữ kiện giả định khác phù hợp với yêu cầu của tình huống

2. Mô tả hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp

[FONT="]2.1. Đặc điểm kinh doanh

Công ty ABC là công ty thương mại dịch vụ tổng hợp, hoạt động kinh doanh chính là kinh doanh hàng hoá máy tính, máy in lắp ráp sẵn bán buôn, bán qua các đại lý. Công ty làm nhà phân phối độc quyền trên toàn quốc cho 1 số nhà sản xuất máy tính lớn

Đối tượng kinh doanh của công ty bao gồm các mặt hàng sau:

- Máy tính: Bao gồm các loại máy tính để bàn (desktop) và máy tính xách tay của nhiều nhãn hiệu từ các nhà sản xuất khác nhau. Mỗi nhãn hiệu có hơn 10 dòng sản phẩm.

- Máy in: Cung cấp các loại máy in từ nhiều nhà sản xuất với trung bình hơn 10 loại máy khác nhau từ 1 nhà sản xuất. (Tham khảo bảng 1-Phụ lục 1)

[FONT="]2.2. Tổ chức quản lý kinh doanh

2.2.1. Bộ máy quản lý

Công ty ABC được tổ chức bao gồm các phòng ban- bộ phận sau:

- Ban Giám Đốc: bao gồm Tổng Giám đốc và 2 Phó tổng Giám đốc. TGĐ phụ trách chung, 1 PTGĐ phụ trách Kinh doanh, 1 PTGĐ phụ trách Nhân sự- hành chính- Tài chính Kế toán- Kiểm soát.

- Phòng Nhân Sự- Hành chính: Chịu trách nhiệm về việc tuyển dụng, bố trí nhân sự theo yêu cầu, thực hiện các công tác hành chính .

- Phòng Kế toán Tài chính: Chịu trách nhiệm toàn bộ công tác Kế toán, Tài chính tại công ty, đứng đầu là KTT kiêm trưởng phòng Kế toán Tài chính.

- Phòng Mua hàng: Chịu trách nhiệm mua hàng từ các nhà sản xuất, tìm kiếm nguồn hàng và nhập khẩu hàng từ nước ngoài, mua hàng theo yêu cầu của công ty.

- Phòng Bán hàng: Quản lý toàn bộ mạng lưới phân phối, bán hàng, kinh doanh dịch vụ .

- Phòng Marketing: Chịu trách nhiệm xây dựng và thực hiện các hoạt động khuyến mãi, quảng cáo cho công ty.

- Bộ phận điều phối- kho vận: Chịu trách nhiệm về việc vận chuyển hàng mua, hàng bán, nhập xuất kho .

- Ban Kiểm soát: Thực hiện công việc kiểm soát và kiểm toán nội bộ tại công ty.

Mỗi phòng ban, bộ phận đều có trưởng phòng ban - bộ phận. Trưởng phòng ban bộ phận sẽ trực tiếp báo cáo cho Ban Giám Đốc công ty. (Tham khảo bảng 4-Phụ lục 1)

2.2.2. Mạng lưới kinh doanh

Công ty bán hàng thông qua các khách hàng là các nhà phân phối cho công ty (bán buôn), bán thông qua các Siêu thị và bán thông qua các đại lý.

Công ty chia thị trường toàn quốc thành 4 khu vực lớn: Tp. HCM, Miền Bắc (từ Quảng Nam trở ra), Miền Trung- Tây Nguyên (từ Đà Nẵng đến Ninh Thuận và các tỉnh Tây Nguyên), Nam Bộ (từ Bình Thuận trở vào, trừ khu vực TP.HCM). Các khu vực được chia thành nhiều phân vùng nhỏ hơn theo các tỉnh trong khu vực riêng khu vực TP.HCM chia theo các quận trực thuộc. Mỗi phân vùng có 1 hay nhiều khách hàng, nhà phân phối, đại lý. Mỗi khách hàng, nhà phân phối, đại lý của công ty sẽ do 1 trưởng phân vùng bán hàng theo dõi. (Tham khảo bảng 2-Phụ lục 1)

Kho bãi: Công ty có kho tại Tp. HCM và các khu vực. Khách hàng ở khu vực nào yêu cầu thì sẽ xuất kho của khu vực đó. Ngoài ra, bộ phận điều phối kho vận có thể thực hiện đều phối hàng giữa các kho với nhau tuỳ theo tình hình hàng tồn của từng kho. Kho của công ty vừa phục vụ cho mục tiêu kinh doanh chính, vừa cho thuê khi không sử dụng hết nhu cầu hay cho khách hàng thuê khi cần thiết. (Tham khảo bảng 5-Phụ lục 1)

Hàng hóa bán giao cho khách hàng được giao trực tiếp tại kho cty gần nhất. Nếu cần thiết, công ty sẽ điều chuyển hàng từ kho này sang kho khác.

2.2.3. Nhà cung cấp và phương thức nhận hàng

Hàng hoá mua vào từ các nhà sản xuất do bộ phận mua hàng của công ty thực hiện. Tuỳ theo khoảng cách giữa địa điểm của nhà cung cấp với các kho mà hàng mua được giao nhận trực tiếp tại kho gần nhất. Nhà cung cấp của công ty có thể chia làm 2 loại: Nhà cung cấp trong nước và nhà cung cấp nước ngoài (Tham khảo bảng 3-Phụ lục 1)

2.2.4. Thanh toán cho người mua- người bán

Mỗi khách hàng và nhà phân phối đều có hạn mức tín dụng và công ty sẽ không bán hàng nếu dư nợ phải thu lớn hơn hạn mức tín dụng của khách hàng đó.

Các giao dịch mua, bán hàng hoá có thể thanh toán tiền ngay hoặc được thanh toán chậm qua Ngân hàng với thời hạn thanh toán 60 ngày kể từ ngày nhận Hoá đơn (Tham khảo bảng 6-Phụ lục 1). Chiết khấu thanh toán 2% tổng số tiền thanh toán (sau hoa hồng) nếu thanh toán trong 10 ngày.

2.2.5. Các quy định về hoa hồng- tiền thưởng

+ Đối với khách hàng là nhà phân phối, siêu thị: Thưởng 2% trên tổng doanh số hàng tháng

+ Hoa hồng cho đại lý được tính 2% trên giá bán. Tính và thanh toán cho Đại lý dựa trên doanh số bán thực tế hàng tháng.