I. TỔNG QUAN VỀ CHỨNG TỪ CẦN THIẾT THỰC HIỆN NGHIỆP VỤ THANH TOÁN

1. Khái niệm chung

Chứng từ là những văn bản chứa đựng những thông tin (về hàng hoá, về vận tải, bảo hiểm v.v ) dùng để chứng minh sự việc, làm cơ sở cho việc thanh toán tiền hàng hoặc khiếu nại đòi bồi thường .

Những chứng từ cơ bản của quá trình thực hiện hợp đồng mua bán ngoaị thương là những chứng từ xác nhận việc chấp hành hợp đồng đó, như là xác nhận việc người bán giao hàng, việc chuyên chở hàng, việc bảo hiểm hàng hoá, việc làm thủ tục hải quan.

Những chứng từ này bao gồm nhiều loại, mỗi loại có nội dung và hình thức khác nhau. Nhưng nói chung, chúng đều được trình bày trên những mẫu in sẵn. Những chi tiết chung cho nội dung của tất cả các chứng từ là: tên của tổng công ty hoặc công ty xuất nhập khẩu, địa chỉ, số điện thoại và điện tín của nó, tên chứng từ, ngày tháng và nơi lập chứng từ, số hợp đồng và ngày tháng ký kết hợp đồng, tên tàu chở hàng và số vận đơn, tên hàng và mô tả hàng hoá, số lượng, (số kiện trọng lượng cả bì, trọng lượng tịnh), loại bao bì và ký mã hiệu hàng hoá.

Trong kinh doanh quốc tế, người ta có thể ghi nhận rằng : Khi mà sự an toàn của hoạt động thanh toán được đảm bảo bởi hệ thống Ngân hàng, thì người mua hàng (nhập khẩu) không phải trả tiền trực tiếp cho hàng hóa, nhưng lại phải mua một bộ hồ sơ chứng từ gửi kèm theo hàng hóa ấy.

Bộ chứng từ hoàn hảo là bộ chứng từ phù hợp với tất cả các điều kiện và điều khoản qui định trong thư tín dụng (L/C) gốc đính kèm các bộ chứng từ xuất khẩu gốc, được xuất trình tại tổ chức tín dụng (TCTD) nhận chiết khấu